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蘋果、亞馬遜都在學的豐田進度管理:不白做、不閒晃、不過勞,再也不會說「來不及」

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◎蘋果創辦人賈伯斯挖角庫克,是因為他懂豐田,後來庫克成了賈伯斯的接班人。
  ◎亞馬遜創辦人貝佐斯,利用豐田的制度,整頓龐大物流。
  ◎松下電器陷入危機時,松下幸之助不肯裁員,卻依舊度過難關,怎麼辦到?
  就是靠豐田的進度管理系統。

  這套系統為什麼這麼強?連蘋果、亞馬遜都要學?
  因為它讓員工不白做、不閒晃、不過勞,
  再也不會說:「慘了,來不及」,而是「不努力也能把事做好」。

  本書作者桑原晃彌是豐田生產系統創始人大野耐一的嫡傳弟子,
  多年跟隨大野耐一到各公司的現場,從這套生產系統萃取出精髓,
  成為適用於每一種工作流程掌控的「豐田進度管理」:
  
  ◎豐田的做事觀念就是絕不浪費時間,他們的時間觀念哪裡特別?
  .想快一點?不是過度使用身體,要檢視動作。
  事情做不完?你應該做的不是動作加快,而是分析每個作業流程,
  找出浪費的動作,時間自然縮短。怎麼找?別人用5W2H,
  豐田則是反覆問5遍「為什麼」,找出核心問題改善!

  .反覆討論通常只得到藉口,要結果就動手。
  改善如果要花大錢,就好好討論再做;如果是小改善,就立刻執行,之後再檢討。
  一直爭辯改還是不改,到頭來什麼都沒做,卻滿口不做的好藉口,最要不得!
  
  .主管別一次下太多指令,部屬會搞不清楚要先做哪一件事
  資訊過多,部屬只會弄錯順序、先挑輕鬆的做,結果讓工作更混亂。
  不用給太多,提供必要的就好!讓部屬依照順序處理。

  ◎常常覺得時間不夠用?豐田卻能創造時間!他們的時間都用在哪?
  .用在讓部屬自己找解答,思考解決方法
  一有問題就給答案,只會讓部屬事事聽公司指示。
  讓部屬自己思考,雖然花時間,卻能培育靈活的人才,反而更有效率。

  .「等待」的時間縮短到零,但「觀察」的時間不能省,為什麼?
  就算一個改善可以縮點幾秒鐘,也不放棄,甚至要改到「根本不必做」為止。
  但有一種時間不能省 : 觀察,豐田人寧可花上幾個小時,直到把問題看懂。

  ◎該如何管進度?豐田認為掌握時機、巧遲才能省時省事!
  .標準作業手冊,不是公司來編製,而是老手編給新手用。
  工作熟練了嗎?良率多少?不是看平均數字,那怎麼看?

  ‧太快反而浪費時間,及時才好 ;彈性因應每天的變化
  豐田人深信:不是所有的完美都派得上用場。凡事要剛剛好。  

  .數字目標是努力方向,別用來管理進度
  只配合銷售來生產車輛,但會思考如何用最低廉的方式生產。
  焦點要放在長期願景,思考未來,而不是為了達到預定生產數字而過勞、過操。
 
  .改善得到的餘裕,拿來幹嘛?
  豐田主管會把錢花在「某些看似沒用的地方」。
  豐田從不搶先投資設備,而是用同樣設備賺同業兩、三倍的錢,這種改善怎麼做?
  松下電器滿手庫存,產品都賣不出去時,為什麼不裁員?學豐田。
  把多餘時間和人力用來改善流程,結果不到2個月就清空庫存,更團結士氣!
  
  每個人的一天都是24小時,但豐田人就是有辦法創造時間
  怎麼辦到?純豐田人告訴你。

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  中華精實協會理事長/奚志雄
  Career職場情報誌總編輯/吳永佳

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